Trudne rozmowy krok po kroku

Duże znaczenie przy przeprowadzaniu trudnych rozmów ma dobre przygotowanie. Dzięki temu wiemy dokładnie co chcemy powiedzieć i jak chcemy powiedzieć. Łatwiej jest nam wówczas uniknąć wybuchu emocji i zachować szacunek dla rozmówcy. Dlatego polecam przeprowadzanie trudnych rozmów wg poniższego schematu.

Krok 1. Określ swój cel na tą rozmowę czyli z czym chcesz wyjść. Co chcesz osiągnąć w wyniku tej rozmowy?

Krok 2. Określ swoje słabe punkty i ograniczenia. Czy boisz się że poniosą cię nerwy, rozpłaczesz się czy może wdasz w przepychankę słowną?

Krok 3.  Przygotuj sobie zdanie wytrych jeśli zostanie Ci przedstawiona propozycja, której nie możesz zaakceptować abyś nie popadł w rozdrażnienie i oskarżenie (chyba Pan zwariował). Zamiast tego powiedz: „Powiedz o tym coś więcej, chciałbym to dobrze zrozumieć” albo „jeśli dobrze rozumiem, ważne jest dla ciebie…”.

Krok 4. Zaproponuj pracownikowi spotkanie i przekaż mu trudną informację. Opisz problem tak jakbyś go rejestrował okiem kamery, bez generalizowania i oceniania.

Krok 5. Wyjaśnij, jakie konsekwencje ma dla Ciebie omawiany problem i (ewentualnie) jakie emocje w Tobie wzbudza.

Krok 6. Określ konkretnie, czego oczekujesz w danej sytuacji.

Krok 7. Wysłuchaj pracownika i jeśli trzeba proś o doprecyzowanie informacji.

Krok 8. Odnieś się do podanych przez niego informacji.

Krok 9. Powtórnie nazwij problem – jeśli zmieniła się Twoja percepcja rzeczywistości po wyjaśnieniach pracownika i powinien być inaczej sformułowany.

Krok 10. Przedstaw swoje rozwiązanie lub przedyskutuj z pracownikiem jakie on widzi możliwości działania

Krok 11. Stwórz plan – ustal na co obydwie strony się umawiają

Krok 12. Przedstaw pozytywne i negatywne konsekwencje, aby zmotywować pracownika do realizacji ustaleń.

Krok 13. Monitoruj realizowanie planu i pomóż mu go zrealizować.

Krok 14. Egzekwuj wykonanie planu.

Krok 15. W razie potrzeby wprowadzaj w życie konsekwencje, które zapowiedziałeś.

Niektóre kroki możesz opuścić jeśli z różnych powodów w przypadku Twojej sytuacji wydają się niecelowe, jak na przykład w przypadku rozmowy dyscyplinującej kroki od 7 do 10.