Jak dobrze przeprowadzić rozmowę oceniającą?

Rozmowy oceniające są mało komfortową sytuacją zarówno dla pracownika jak i managera. I choć nikogo chyba nie trzeba przekonywać do tego, że dobrze przeprowadzona rozmowa oceniająca przyczynia się do rozwoju pracownika i jego późniejszego awansu to – powiedzmy sobie szczerze – nie znam managera, który by je lubił.  Ale możesz z rozmowy oceniającej uczynić pozytywne doświadczenie jeśli zmienisz sposób przekazywania trudnych informacji. Poniżej znajdziesz kilka cennych wskazówek.

Po pierwsze – spróbuj zmienić otoczenie

Jeśli atmosfera sali konferencyjnej albo Twojego biura wydaje Ci się zbyt urzędowa i sprzyja negatywnym skojarzeniom, przenieś swoje rozmowy oceniające w inne miejsce. Wypróbuj lobby, kafeterię czy inne miejsce w firmie, w którym rozmowa ta będzie miała bardziej przyjacielską atmosferę i będzie sprzyjać większej otwartości.

Czasem nie mówimy pracownikowi „całej prawdy” związanej z jego oceną, bo boimy się go zranić. Zmiana miejsca na mniej formalne stawia nas bardziej w roli przyjaciela służącego dobrą radą niż przełożonego. Sprawdź, czy taka zmiana byłaby dla Ciebie i pracownika korzystna.

Po drugie – zastanów się nad swoim celem dla tej rozmowy

Jest duże prawdopodobieństwo, że Twoi pracownicy nie lubią rozmów oceniających tak samo jak Ty i traktują ją jak wizytę u dentysty. Rzeczy nabierają takiego znaczenia, jakie sami je im nadajemy. Jaki jest cel rozmowy oceniającej z konkretnym pracownikiem z Twojej perspektywy? Co chcesz dzięki niej zyskać? Czego chcesz się o pracowniku dowiedzieć?

Po trzecie – wypróbuj kilka nowych zwrotów

• Zamiast mówić „zrobiłeś kawał dobrej roboty” spróbuj „byłeś nieocenionym wsparciem dla zespołu, kiedy ”.

Kiedy pracownik zrobił „kawał dobrej roboty” zwykle sam o tym wie. Mówiąc to tylko potwierdzasz jego rzeczywistość. Ale docenienie go za jakąś jedną, konkretną rzecz i wskazanie jaki ma to wpływ na pozostałych, ukazuje jego zalety w zupełnie innym kontekście, o którym nie pomyślał. Podnosi to jego poczucie własnej wartości  i motywuje do dalszej pracy.

• Zamiast “musisz nad tym popracować” powiedz “co zrobiłbyś inaczej, gdybyś mógł?”

Drugą stroną pozytywnej informacji zwrotnej jest konstruktywna krytyka, którą trudniej zakomunikować. Pracownicy często zaprzeczają jej, cierpią gdy ją słyszą i obniża się ich samoocenę. Nie znaczy to, że powinniśmy unikać przekazywania trudnych informacji, ale możemy podjąć trud przekazywania ich w inny sposób. Zamiast wskazywać palcem na słabe obszary, wypróbuj pytanie „ co zrobiłbyś lepiej następnym razem?”. Zadając je w naturalny sposób zmierzasz do rozmowy na trudny temat niedociągnięć. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że pracownik łatwiej się do nich przyzna (zamiast tkwić w ślepym uporze usprawiedliwiania się i szukania winnych). Jeśli sam nie potrafi ocenić swoich słabych punktów nic nie tracisz – możesz wtedy wkroczyć do akcji i mu je wskazać. Ale zawsze warto próbować skorzystać z tego niesiłowego rozwiązania.

• Zamiast “chciałbym abyś następnym razem” wypróbuj “jaki rezultat chciałbyś osiągnąć następnym razem?”

Uzgodnienie celów jest niezwykle istotnym elementem rozmowy oceniającej. Oczywiście nie wszyscy mamy wpływ na swoje cele – są one często kaskadowane z góry i tak też przekazujemy je pracownikom. Poświęcenie jednak czasu na ich dobre zakomunikowanie, „sprzedanie”, wyjaśnienie wątpliwości skutkuje większym zaangażowaniem pracownika w ich realizację. Może on także powiedzieć Ci o dodatkowych możliwościach, z których nie zdawałeś sobie sprawy.

• Zamiast “drzwi mojego biura są zawsze otwarte” wypróbuj “jak mogę Ci pomóc?”

Mówiąc to nie tylko łamiesz stereotyp, ale wykazujesz prawdziwe zaangażowanie w to, aby pomóc pracownikowi pracować lepiej. Nawet jeśli wiesz, że fizycznie nie jesteś w stanie mu pomóc (choćby dlatego że nie umiesz wykonywać jego pracy), Twoja deklaracja będzie dla niego ważną informacją, że zależy ci na jego sukcesie.

Po czwarte – Zrób podsumowanie ustaleń

Po rozmowie spisz ustalenia aby mieć pewność, że się dobrze zrozumieliście. Plan ten będzie stanowić punkt odniesienia przy ocenie postępów na następnej rozmowie.