Miesięczna ocena wyników pracy
Niektórzy managerowie woleliby w ogóle nie oceniać wyników pracy swoich pracowników i nie zaprzątać sobie tym głowy. Jednak naszym zadaniem jest także monitorowanie realizacji celów i ocenianie efektywności procesów. Musimy być przy tym wymagający, ale uczciwi. Jak więc przekazać negatywną informację zwrotną swojemu pracownikowi nie demotywując go przy tym ale zachęcić do poprawy wyników?
W ocenie wyników pracy tkwi naprawdę ogromny potencjał na rozwój pracownika. Przestrzegając kilku zasad masz duże szanse, że w istotny sposób przyczynisz się do rozwoju i rozkwitu swoich podwładnych.
1. Sięgnij do zakresu obowiązków pracownika. Kiedy został przyjęty na to stanowisko zobowiązał się do realizowania ustalonych zadań. Sprawdź, co jest realizowane dobrze, co wymaga poprawy a co przekroczyło Twoje oczekiwania. Jeśli odniesiesz się do wszystkich tych obszarów, pracownik poczuje się doceniony za to, co robi lepiej niż się spodziewałeś.
2. Daj pracownikowi szansę przygotowania się do rozmowy. Nie zaskakuj go z marszu oceną. Uprzedź, że na spotkaniu dokonasz oceny wyników jego pracy i poproś, aby sam także dokonał swojej samooceny – jakie cele i w jakim zakresie udało mu się zrealizować. Ocena pracownika wcale nie staje się łatwiejsza przez to, że wyciągamy królika z kapelusza. Takie zachowania w dłuższej perspektywie odbijają się to negatywnie na zaufaniu do przełożonego.
3. Pamiętaj o „kanapce motywacyjnej”. Najpierw pozytywna informacja, potem negatywna i zakończenie pozytywne. Osobiście jestem przeciwniczką kanapki, bo lubię jasne sytuacje w zarządzaniu – albo jest OK., albo nie jest – ale szanuję wrażliwość innych ludzi. Z moich rozmów w zespole wynika, że nawet wśród samych pracowników nie ma zgodności co do tego czy kanapka jest dobra czy nie. Ostatecznie to jak pracownik reaguje na negatywną informację zwrotną zależy od jego wrażliwości. Jeśli nie potrafisz jej oszacować, lepiej zastosuj „kanapkę”.
4. Bądź konkretny, wskazuj na przykłady. Bądź konkretny w przytaczaniu opisu zachowań, wskazując na konkretne przykłady. Wiem, że czasem może być to trudne i dlatego warto prowadzić kalendarz pozytywnych i negatywnych zdarzeń z życia zespołu i jego członków. Nawet prowadząc miesięczną ocenę wyników pracy i zarządzając kilkunastoosobową grupą ludzi można nie pamiętać pod koniec miesiąca tego co zdarzyło się na początku. A na nasze nieszczęście pracownicy mają bardzo dobrą pamięć (w końcu myślą tylko o sobie, nie o nastu innych osobach) i jeśli nie chcesz być przez nich zaskakiwany, dobrze przygotuj się na to spotkanie.
5. Niech Twoja krytyka będzie konstruktywna. Zadbaj nie tylko o konkrety, ale także o to by wysłuchać pracownika i usłyszeć co ma do powiedzenia. Jeśli mówi, że potrzebuje pomocy, zapewnij mu ją. Może potrzebuje szkolenia, opieki trenera czy pomocy bardziej doświadczonych członków zespołu? Zapytaj wprost co mu pomoże lepiej wykonywać swoją pracę. Często głowimy się nad rozwiązaniami, podsuwając pracownikom gotowe rozwiązania, podczas gdy oni sami najlepiej potrafią określić czego im potrzeba.
6. Nie porównuj z innymi. Czy Twoi rodzice, gdy przyniosłeś 4 z klasówki pytali jaką ocenę dostał Twój najlepszy kolega czy koleżanka? Moi tak, i do dzisiaj to pamiętam. To częsty błąd jaki popełniają przełożeni. Nie chodzi o to, aby skłócić ludzi i konfrontować ich ze sobą, ale poprawiać standardy pracy. Jeśli więc chcesz do czegoś porównywać, to porównuj do poprzednich wyników tej osoby (jeśli były lepsze), średniej zespołu czy standardów wdrożonych w firmie.
7. Wysłuchaj pracownika. Ten proces powinien być dialogiem. Nie przerywaj mu, nawet gdy podaje niedorzeczne z Twojego punktu widzenia wyjaśnienia. Chciej nie tylko go wysłuchać, bo tak trzeba, ale chciej także usłyszeć jego perspektywę. Jest duża szansa na to, ze naprawdę czegoś nowego się dowiesz.
8. Jeśli doceniasz pracownika, doceń go także finansowo. Nagradzaj za dodatkowy trud i poświęcenie w ramach budżetu premiowego, którym dysponujesz. Zaplanuj podwyżkę wynagrodzenia zasadniczego, ale niech to nie będzie 50 zł brutto. Pamiętasz hasło ze szkoły: „ bardzo dobrze, dostateczny?” Chyba nie chcesz robić tego swoim pracownikom? Osobiście uważam, że lepiej jest poczekać z podwyżką na większa kwotę niż dać pracownikowi 50 zł brutto. Albo poszukać pozafinansowego sposobu nagrodzenia go za szczególne wyniki czy zaangażowanie.
Z dobrze przeprowadzonej oceny Ty, pracownik i zespół odnosi same korzyści. Dobrze przekazany feedback poprawia wzajemne relacje i współpracę oraz buduje zaufanie.
