Rozmowa dyscyplinująca

Jeśli masz problem z mało produktywnym pracownikiem lub takim, który prezentuje nieodpowiednią postawę nie czekaj, aż problem sam się rozwiąże. Nie jest też dobrym pomysłem zwolnienie pracownika, jeśli nie dałeś mu szansy na poprawę. Zanim podejmiesz taką decyzję zmierz się z problemem i podejmij próbę jego rozwiązania.

Problem mało wydajnego pracownika to nie jest tylko problem managera. Sprawa ta dotyczy całego zespołu, zwłaszcza gdy inni muszą wykonywać zaległa pracę za niego. Złość jaką wzbudza w innych słabo pracujący pracownik i niereagujący na to manager negatywnie wpływa na atmosferę w zespole. Choć mało prawdopodobne jest, aby ktoś do Ciebie przyszedł na skargę, pracownicy oczekują od Ciebie reakcji. Twój brak działania osłabia ich motywację do pracy. Z tego też powodu ważne jest abyś podjął zdecydowane kroki w kierunku poprawy sytuacji. Jeśli Ty dostrzegłeś problem nieodpowiedniego zachowania pracownika, możesz być pewny, że inni to także zauważyli.
Dlaczego powinieneś zająć się problematycznym pracownikiem zamiast go po prostu zwolnić?
Oto kilka powodów:

• Morale zespołu – nie powinieneś sprawiać na swoich ludziach wrażenia managera, która ucina głowy przy pierwszym błędzie. Nie sprzyja to budowaniu zaufania i atmosfery do wytężonej pracy. Nawrócony na dobre tory pracownik (a znam wiele takich przypadków) może stać się z czasem prawdziwym skarbem firmy.
• Niższe koszty – rozwiązanie problemu niewydajnego pracownika jest tańsze niż rekrutowanie, zatrudnianie i szkolenie nowego. A już na pewno tańsze od procesowania się z nim w sądzie, gdzie będzie starał się udowodnić, iż został nagle zwolniony a Ty nie dałeś mu nawet żadnego sygnału, że masz zastrzeżenia do jego pracy.
• Jego zachowanie może być wierzchołkiem góry lodowej – niektórzy pracownicy nie osiągają wydajności, ponieważ nie są obsadzeni we właściwych rolach a inni dlatego, że napotykają na bariery organizacyjne albo mentalnościowe. Porozmawiaj z pracownikiem, a potem zadaj sobie pytanie czy jego problem nie jest spowodowany przez organizację czy bariery komunikacyjne, jakie napotyka po drodze.

Jeśli wiesz już, ze problem leży po stronie pracownika, zwróć się z tym bezpośrednio do niego. Miesięczne czy kwartalne rozmowy oceniające są dobrą okazją do tego, by przeprowadzić ocenę postępów pracownika. Wówczas informacja o tym, że dostrzegamy problemy z wydajnością czy nieadekwatne zachowania nie będzie dla niego zaskoczeniem. A kolejne spotkania oceniające będą dobrą okazją do monitorowania realizacji ustalonego planu naprawczego.

Procedura przekazywania negatywnej informacji zwrotnej

1. Opisz sytuację pracownika dotyczącą jego wydajności/zachowania – mów o problemie, a nie braku starań, opisz rezultaty jakie przynosi jego zachowanie
2. Powiedz, jakich wyników/zmiany oczekujesz i bądź w tym konkretny
3. Zdiagnozuj przyczynę problemu – upewnij się czy pracownikowi brakuje wiedzy, umiejętności czy szkolenia? Czy wykazuje brak motywacji do pracy? Czy na jego zachowanie ma wpływ jego sytuacja osobista? Co innego może mieć wpływ na jego zachowanie?
4. Poproś pracownika o propozycję rozwiązania problemu – jakie widzi możliwości poprawy sytuacji?
5. Przedyskutuj z nim każdą opcję i wysłuchaj opinii
6. Uzgodnijcie plan działania i czas podjęcia poszczególnych kroków
7. Monitoruj realizację planów
8. Umów się na kolejne spotkanie podsumowujące rezultaty

Warunkiem powodzenia w tej sytuacji jest podjęcie szybkich i zdecydowanych kroków, zanim drobne problemy urosną do rangi dużych a nawyki staną się coraz trudniejsze do wykorzenienia.